Metodologías ágiles en la gestión pública. Entrevista a Teresa Nuevo

"Mi pasión es acompañar a las personas y a los equipos a que desarrollen todo el potencial que tienen, que se plateen los retos que de verdad necesitan y vayan a por ellos"

"Las personas somos mucho más de lo que creemos que somos, a pesar de las dudas o los miedos, podemos sacar todo el potencial que llevamos dentro y afrontar la vida y el trabajo desde nuestra mejor versión. Ese es el reto y eso es lo que me ha llevado a dedicarme al Coaching y a la Inteligencia Emocional.
Utilizo herramientas de la Programación Neurolionguística, del Coaching, del liderazgo o de los equipos de alto rendimiento para que caminemos hacia tu objetivo y disfrutes de un proceso personal o profesional que te cambiará la vida".

Agilidad, ¿De qué hablamos?

Las metodologías ágiles se sustentan en un conjunto de valores y principios que priorizan la flexibilidad, la colaboración y la entrega continua de valor.  El marco referencial de estas metodologías se recoge en el Manifiesto Ágil, un documento que, aunque breve, es profundamente significativo.

Este manifiesto subraya 4 valores fundamentales; la importancia de individuos y sus interacciones por encima de procesos y herramientas, el software funcionando más que la documentación exhaustiva, la colaboración con el cliente más que la negociación contractual, y la respuesta ante el cambio más que el seguimiento de un plan.

 Una de las claves más importantes para que el cambio organizacional hacia la agilidad tenga buenos resultados es que hay que partir de una “mindset Agile”. Esto implica poner el foco en 3 elementos fundamentales: Identificar, Priorizar y Mejorar continuamente.

Principios del Manifiesto Ágil

Para empezar, es conveniente adentrarnos en la propuesta recogida dentro de la filosofía Kaizen, lo que significa que hay que ir haciendo pequeñas mejoras de forma continua. Los cambios hay que realizarlos poco a poco, empezando por un departamento o proyecto abarcable para que se vean los resultados y se pueda ampliar el marco de intervención.

Desde el inicio hay que tener las alianzas tanto del equipo técnico como de responsables políticos y seleccionar una acción, proyecto o reto que tenga una duración determinada de unas 4 semanas (sprint). La propia metodología permite la adaptabilidad y la mejora permanente, lo que es fundamental cuando estamos dando los primeros pasos.

Una vez finalizado el proceso, se termina con la sesión de evaluación, lo que se conoce como retrospectiva del sprint.

En qué consiste el Método SCRUM

 A la hora de implementar las metodologías ágiles, se pueden establecer las siguientes directrices:

• Colaboración interdisciplinaria. Se pueden configurar equipos multidisciplinares con personas del mismo equipo o provenientes de diversos entornos de trabajo.
• Equipos organizados. Los equipos que se organizan de forma autónoma y flexible pueden crear nuevos enfoques y adaptarse a nuevos retos por sí mismos en su entorno. 
• Comunicación. Se debe establecer un plan de comunicación teniendo en mente la transparencia y las responsabilidades de los agentes implicados.
  
• Transparencia. Se comparte, de manera abierta y transparente, el estado del proyecto, las prioridades, los riesgos, los problemas y los “elementos de bloqueo” eventuales para abordar los retos con rapidez.
• Mejora continua. Se establecerán prácticas de trabajo colaborativas para facilitar una cultura de aprendizaje y de mejora continua, tanto del servicio prestado como del equipo.
• Retroalimentación rápida. El equipo se esforzará por hacer iteraciones tan cortas como sea posible. 
• Aceptación del cambio. Se establecerán prácticas de análisis y de planificación para reflejar este hecho.
• Pensamiento iterativo. Las actividades de análisis, diseño, planificación y desarrollo adoptarán un enfoque iterativo en ciclos cortos para permitir cambiar las prioridades según las necesidades.
• Calidad. La calidad no hace referencia solo a la calidad técnica, sino también a la calidad del servicio.
• Medidas de progreso. Reflejar el valor real aportado a la persona usuaria y al servicio.

 Una metodología aplicable en la función pública. ¿Para qué?

Vivimos en un momento en el que la única constante es el cambio, por lo que  las administraciones públicas han de apostar por las metodologías ágiles para transformar la forma en que enfocan su trabajo, ofreciendo servicios más eficientes y alineados con las necesidades de los ciudadanos y ciudadanas.

Pero, ¿qué implica realmente esta transformación y cuáles son sus beneficios?

• El objetivo es desarrollar productos y servicios públicos de mayor calidad que respondan a las nuevas demandas de la sociedad, cuyas prioridades y necesidades cambian a una velocidad cada vez mayor.

• Se trata de crear nuevos modelos de gobernanza para los diferentes equipos de gobierno cuyos procesos y procedimientos administrativos sean cada vez más adaptativos, flexibles, transparentes y sostenibles.

• Aplicar metodologías y marcos de trabajo ágiles implica poner en marcha una transformación humana y tecnológica

• Equipos Multidisciplinares y Colaboración con Stakeholders: La agilidad promueve la colaboración entre equipos multidisciplinares y stakeholders (implica todas las partes interesadas, como ciudadanos, empresas y organizaciones no gubernamentales). Esta cooperación asegura que diferentes perspectivas y habilidades se unan para innovar y resolver problemas de manera efectiva.

Algunos obstáculos

La transición hacia metodologías ágiles no está exenta de desafíos. Abordarlos adecuadamente es crucial para garantizar el éxito de esta transformación.

Algunas de las dificultades que podemos encontrar son las siguientes:

• Resistencia al Cambio hacia una mentalidad ágil: Uno de los mayores obstáculos es la resistencia al cambio, moverse de las inercias de trabajo hacia un enfoque más dinámico y flexible puede generar incertidumbre. Es fundamental abordar este desafío a través de la pedagogía y la creación de una cultura que valore la adaptabilidad, la colaboración y el aprendizaje continuo. Hay que partir de una mentalidad en agilidad.

• Formación y adaptabilidad: La formación de los equipos de trabajo en las prácticas ágiles es esencial ya que metodología hay que adaptarla a la realidad específica de cada administración. Este proceso de personalización requiere un profundo entendimiento de los nuevos frameworks de trabajo y cómo pueden servir mejor a los objetivos específicos de la administración pública.

• Medición de Resultados e Impacto: es fundamental establecer sistemas para medir el éxito de la implementación ágil. Esto implica definir indicadores claros de rendimiento que reflejen tanto la eficiencia del trabajo como la satisfacción de todas las partes implicadas en el proceso. Estos indicadores ayudarán a guiar la mejora continua y asegurarán que los esfuerzos ágiles estén alineados con las metas estratégicas de la administración.

  
   

Algunos ejemplos

En diferentes lugares del mundo, las administraciones públicas están adoptando metodologías ágiles para revolucionar y mejorar la forma en que trabajan, y ganar en productividad y positividad.

Algunos de los casos de éxito tanto en nuestro país como en otros países, son los siguientes;

• Autoridad Portuaria de las Palmas: comenzaron con el planteamiento de mejorar la organización y la gestión humana y aplicaron el marco Scrum y la filosofía Kaizen (Mejora continua) en motivación, comunicación y procedimientos. Platearon dos objetivos de partida: demostrar que los problemas de las organizaciones no son los individuos, sino el modelo organizativo, y que las metodologías ágiles también son aplicables a los funcionarios públicos. Lograron sus objetivos y entraron dentro del framework de agilidad.

• Prueba Piloto en el Institut Municipal D´informática de Cataluña: prueba piloto para aplicar Scrum e identificar las repercusiones que tiene el uso de las metodologías ágiles en las administraciones públicas

• Gobierno del Reino Unido: La Digital Service del Reino Unido es un referente en la aplicación de metodologías ágiles para el desarrollo de servicios públicos digitales. Su enfoque centrado en el usuario y la iteración rápida han permitido el lanzamiento eficiente de servicios críticos para los ciudadanos, como el sistema de votación online y aplicaciones de salud pública.
• Administración Pública de Estonia: Conocida por su avanzada e-governance, Estonia ha integrado las metodologías ágiles en su administración, logrando una sociedad digital casi sin papel. La rapidez en la implementación de soluciones digitales seguras para e-Residency y servicios bancarios es un claro ejemplo de su éxito.