El proceso de elaboración de nóminas en la administración pública es una tarea compleja que debe realizarse con precisión y total garantía de cumplimiento de las obligaciones legales. La correcta gestión de las nóminas exige un conocimiento profundo de las leyes y normativas vigentes, así como el seguimiento riguroso de una serie de pasos esenciales que deben cumplirse cada mes.
Para evitar contingencias o errores que puedan afectar tanto a los empleados como a la administración, es fundamental estar alineados con los organismos competentes y aplicar correctamente las regulaciones.
En este artículo te ofrecemos una visión general del proceso de nóminas, cubriendo desde la legislación que lo regula hasta los pasos detallados que se deben seguir mensualmente. Además, abordaremos las posibles contingencias y cómo solucionarlas de la manera eficaz para garantizar para ser eficientes y sobre todo no cometer errores
Consulta también nuestros enlaces a artículos específicos y que te mostramos incluidos en este mismo artículo en los cuales profundizamos para cada uno de estos temas clave que nos ayudan a optimizar la gestión de nóminas en la administración pública.
Una nómina bien gestionada es sinónimo de transparencia, confianza y buen gobierno.
En la administración pública, donde la estructura salarial puede ser compleja debido a la variedad de puestos y categorías, la elaboración de las nóminas requiere una atención meticulosa.
Es fundamental que cada paso del proceso se realice con precisión para asegurar que todos los empleados reciban su salario correctamente y a tiempo.
El proceso de elaboración de una nómina en la administración pública debe seguirse paso a paso cada mes para asegurar su exactitud y el cumplimiento de las obligaciones legales.
Para ampliar cada paso del proceso obteniendo todos los detalles concretos haz click en este artículo sobre la Preparación y Cálculo de las Nóminas.
No obstante, aquí te presentamos un avance, un resumen de los pasos clave:
Recopilación de información: Se tratar de realizar la revisión de datos del empleado (jornada, categoría, antigüedad, incidencias). Debemos contar con la actualización completa y correcta de esta información para poder implementar los datos reales y actuales en el cálculo de la nómina. En esa actualización habrá que tener en cuenta, por ejemplo, los partes IT que debemos gestionar a través de los ficheros FDI.
Cálculo de retribuciones: Esta parte del proceso nos sirve para obtener el dato del salario bruto, incluyendo base y complementos (de destino, productividad). Es una operación en la que impactan de nuevo diversas variables que hay que tener en cuenta para que el resultado sea el correcto. Un cálculo preciso asegura que los empleados reciban el pago correcto y evita problemas legales y administrativos. Te recomendamos automatizar al máximo todo el proceso usando el software de nóminas adecuado para procesar los datos.
Aplicación de deducciones: Un momento crítico es el cálculo de cotizaciones a la Seguridad Social, IRPF y otras deducciones. Este paso es crucial para asegurar que la nómina final sea precisa y que todos los pagos y deducciones estén correctos para no incurrir en errores que nos penalicen gravemente. De nuevo contar con software, formación e información actualizada es una forma de garantizar el correcto cumplimento. Te lo contamos también aquí.
Generación de la nómina: Este paso supone la creación del documento que incluye tanto el salario bruto, como las deducciones y el neto. En este punto y según el momento del año en el que estés te recordamos que quizás debas ajustar, regularizar conforme a la revisión del porcentaje de retroactividad acordado para dicho año. Este momento suele ser un momento de tensión en el ciclo anual por eso dedicaremos un artículo específico a hablar de él.
Revisión, validación y abono de nómina: Tras la oportuna verificación y aprobación por el departamento responsable para evitar errores y tras realizar el consiguiente registro contable, ya podrás proceder con la comunicación al banco para el abono de la nómina que es el pago a los empleados en la fecha establecida.
En Savia somos conscientes y sabedores de cuánto tiempo y cuánto esfuerzo has de dedicar a esta parcela de tu gestión dentro del departamento de RRHH, por eso, hemos desarrollado una solución y creado todo un departamento de BPO que te atiende y acompaña ofreciendo un servicio colaborativo único y especializado en el tratamiento, cálculo y preparación de nóminas para la administración pública.
Para entender cómo se debe gestionar una nómina en la administración pública, resulta también es esencial conocer el marco legal que la regula. Entre las principales normativas que deben aplicarse y que seguro ya conoces se encuentran las siguientes:
Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP): Esta es la norma marco que regula los derechos y deberes de los empleados públicos en España, incluyendo aspectos salariales y de cotización.
Ley General de la Seguridad Social: Regula las cotizaciones y prestaciones a las que tienen derecho los empleados públicos, y es fundamental para calcular las deducciones y contribuciones en la nómina.
Ley de Presupuestos Generales del Estado: Cada año, esta ley establece las bases salariales y las posibles modificaciones en las retribuciones de los empleados públicos.
Convenios Colectivos: Aunque menos comunes en la administración pública que en el sector privado, algunos colectivos específicos pueden estar sujetos a convenios que también deben considerarse al elaborar la nómina.
Cada una de estas normativas impone una serie de obligaciones que deben cumplirse rigurosamente para evitar sanciones y asegurar que los derechos de los empleados públicos se respeten.
La correcta elaboración de una nómina también incluye y requiere de una estrecha colaboración y comunicación con varios organismos y entidades públicos. Te destacamos aquí los más importantes y entre ellos se incluyen:
La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS): Responsable de la gestión y control de las cotizaciones sociales. Es esencial que las cotizaciones se realicen correctamente y en los plazos establecidos.
La Agencia Tributaria: Encargada de la supervisión y control de las retenciones de IRPF y otros tributos relacionados con las nóminas. Mantener una comunicación fluida y asegurarse de cumplir con las normativas es vital. En este punto quizás te interese leer acerca de la correcta presentación del Modelo 111.
Intervención General del Estado: Garantiza la legalidad y eficiencia del gasto público, incluyendo el gasto en salarios.
Sindicatos y Representantes de los Trabajadores: En ocasiones, es necesario coordinarse con los sindicatos para asegurarse de que las políticas salariales respeten los acuerdos alcanzados.
Mantener una buena relación y estar alineado con estos organismos es fundamental para evitar problemas y asegurar una gestión eficiente de las nóminas.
La elaboración de nóminas en la administración pública es un proceso complejo que requiere un conocimiento profundo de las normativas, una meticulosa atención a los detalles y una gestión eficiente de las posibles contingencias. Cada paso del proceso es crucial para asegurar que los empleados públicos reciban su salario correctamente y a tiempo, y que la administración cumpla con todas sus obligaciones legales.
Te invitamos a explorar cada uno de estos temas en profundidad a través de los enlaces que hemos proporcionado, y a convertirte en un todo un experto en la gestión de nóminas en la administración pública. Este conocimiento no solo te permitirá cumplir con tus responsabilidades de manera eficiente, sino que también contribuirá a crear un entorno laboral más justo, transparente y motivador para todos los empleados públicos.
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