6 tareas que puedes automatizar con el portal del empleado

El portal del empleado ayuda a gestionar las relaciones de los empleados con la organización. Se centra en permitir a los empleados colaborar en las tareas de gestión y administración que les concierne. A través de la plataforma, ambos interlocutores (jefe y empleados) se involucran e interactúan.

El área del empleado tiene como objetivo alinear los intereses de responsable y empleado bajo un flujo de trabajo optimizado.

Además, la principal ventaja de implantar una solución ERM (Employee Relataionship Management), como también se le conoce al portal del empleado, es la automatización de las tareas administrativas que hemos mencionado. Todos los trámites se agilizan.

Automatiza estas seis tareas con el área del empleado

Solicitud de vacaciones y permisos

Alcanza una política de recursos humanos que implique a los empleados en la misma. Con el área del empleado, la solicitud y gestión de permisos es mucho más rápida y eficaz, gracias a las siguientes funcionalidades:

• Visualizar el calendario laboral completo para solicitar vacaciones de manera más ágil.
• Dejar comentarios en las peticiones y compartir documentos.
• Visualizar el calendario de todas las vacaciones solicitadas para asegurarla cobertura del departamento en todo momento.
• Aprobar, anular o denegar las peticiones de tus empleados desde una pantalla principal que te muestra todas ellas.
• Gestionar las solicitudes y peticiones de los empleados con un clic.

Dependiendo de la organización, hacer partícipes a los empleados en procesos administrativos reduce los tiempos hasta en un 30%.

Fichajes y gestión horaria

Diseñado desde sus cimientos pensando en la movilidad y flexibilidad, el área del empleado puede integrar con la herramienta de gestión de tiempos para llevar un registro de:

• Fichajes.
• Permisos de horas.
• Altas, bajas o modificaciones de presencia o ausencia en la oficina.
• Horario de viajes, comidas, desayunos…
• Fichajes fuera de la oficina para poder trabajar en remoto.

El portal está diseñado para un acceso multidispositivo, de modo que ofrece una experiencia de uso agradable sea cual sea el dispositivo desde el que accedas.

Envío, redacción y recepción de comunicados

Cuando hay exceso de información y de canales, la comunicación interna en muchas ocasiones no queda homogeneizada y resulta un caos. Con Engate centralizas el mensaje y puedes comprobar la dimensión de recepción del mismo. Todo en la misma herramienta para el Jefe y el empleado.

Ventajas del sistema de noticias y comunicados de Engate:

• La organización puede enviar y publicar comunicados a los empleados según sus características, pudiendo indicar si las comunicaciones deben ser notificados por email, publicadas en el panel de noticias, o incluso obligando a confirmar la lectura de los contenidos.
• Publica noticias y comunicados oficiales de lectura obligatoria y comprueba quién lo ha leído. De este modo podrás asegurar que los comunicados importantes llegan a todo el mundo.
• A través de noticias y documentación, el empleado recibe y encuentra la información que necesita para realizar su trabajo (recibos, cursos, políticas, riesgos laborales, proyectos…).
• Al estructurar la comunicación, los conflictos y malentendidos se reducen. Todo queda notificado en el momento y formato adecuado, además de registrado para su consulta.
• Las noticias se pueden clasificar por nivel de criticidad del mensaje, categorías, por departamentos o personas implicadas. Especialmente para grandes organizaciones, resulta de gran utilidad para poder filtrar el mensaje y que se dirija exclusivamente a quien concierne.
• Posibilidad de incluir la opción de incluir comentarios en las noticias, de modo que el empleado puede interactuar con las publicaciones y el autor de las mismas.

Modificaciones en la ficha de datos personales

Cambios de dirección, cuenta bancaria, teléfono… En lugar de mandar un e-mail, acudir al despacho de tu jefe o hacer varias llamadas telefónicas, con Engate se pueden cambiar los datos personales cuando se necesite. El responsable del área de RRHH tan sólo aprobará los cambios con un clic.

Petición de cursos de formación

A través de Engate, el empleado puede solicitar su matrícula en cursos de información ofertado por la organización. También podrá rellenar un formulario de solicitud en el caso de que esté interesado en un curso que no esté en el catálogo de la organización. Esta opción se puede realizar en el apartado de ‘Solicitudes tipificadas’ desde donde también podrá solicitar otra serie de cuestiones o mandar sugerencias a sus responsables; por ejemplo material nuevo de oficina.

Compensación de gastos

Sobre todo en departamentos en los que se realizan viajes o están incluidas en las pagas las dietas (por ejemplo), conviene que el portal del empleado disponga de una opción en la que se puede realizar una solicitud de gastos (dietas, kilómetros u horas). Así, el empleado podrá percibir en su próxima nómina esos gastos extra que asumió ese mes y la organización demuestra que está comprometida a compensar.