Durante nuestra última jornada de design thinking sobre los retos de RRHH en la Administración Pública, (cuyas conclusiones puedes descargar aquí), los participantes señalaron un problema común: hay demasiado trabajo administrativo que impide cumplir los objetivos estratégicos del departamento.
El objetivo de esta dinámica era que los participantes extrajeran soluciones a este inconveniente. La más repetida fue la externalización de la nómina, que elimina el 90% del trabajo administrativo asociado a la misma, que es señalado como el principal problema para el 89% de los ayuntamientos españoles (dato recogido en el último estudio de Savia sobre digitalización de la gestión de RRHH en las administraciones locales).
La externalización de procesos en el sector público se ha ido normalizando en los últimos años porque ha perdido la connotación negativa de privatización con la que antes se vinculaba (en gran medida debido al desconocimiento). Los organismos públicos y ayuntamientos más modernos apuestan por este modelo, conscientes de que les permite ser más eficientes e innovadores mientras se enfocan en mejorar el servicio público.
Históricamente los primeros servicios que se externalizaban eran la gestión de flotas de vehículos, de multas o la limpieza y poco a poco se han ido sumando otros procesos más administrativos que no aportan valor público, como la gestión del ciclo de nómina, una de las tareas de RRHH que más se externalizan en la actualidad.
Durante años las gestorías han sido la alternativa más recurrente para la externalización de nómina, pero la transformación digital y la especialización han dejado anticuado su modelo. Primero porque las gestorías no están especializadas en la gestión pública y desconocen las especificaciones de su gestión. Y segundo porque no se integran con el ecosistema tecnológico, cada vez más avanzado, de las Administraciones Públicas. Por ello, muchos organismos se están decantando por proveedores tecnológicos especializados en la Gestión Pública y por ecosistemas cloud de RRHH, lo que están derribando los mitos que existían en torno a este modelo debido a sus ventajas.
La tendencia hacia la externalización de la nómina en entornos en la nube se explica por los siguientes beneficios:
La externalización de procesos siempre ha sido analizada desde un prisma económico, comparando su coste con el de la gestión interna. Muchos ayuntamientos y organizaciones públicas no quieren externalizar la nómina argumentando que es “muy caro”, pero esta visión resulta errónea por ser cortoplacista.
Cuantificar con exactitud el coste de realizar la nómina de forma interna no es fácil y suele infravalorarse (lo que no favorece a la transparencia de las cuentas, tan relevante para las AAPP). Según un estudio de PwC, solo el 37% del coste de gestión de nóminas y administración de personal es visible, quedando oculto el 63% restante. Algunos de los costes asociados a la gestión de nómina son:
La idea de que gestionando internamente la nómina se ahorran costes es un falso mito. Con el outsourcing en cloud se conoce perfectamente cuál es el coste de la elaboración de la nómina, pues se vuelve visible y medible. Así el ayuntamiento ahorra costes y tiene mayor control sobre lo que gasta, lo que repercute directamente en la eficiencia de la entidad. La transparencia en la externalización de servicios está asegurada gracias al proceso de contratación pública y al nivel de exigencia al que están sometidos los proveedores
La realización interna de la nómina acarrea una serie de riesgos que pueden generar importantes gastos imprevistos, especialmente si un error se traduce en sanciones económicas.
El caso más habitual es el de una interrupción del servicio interno. No es la primera vez que un organismo nos llama porque el personal especializado en la nómina cursa una baja inesperada o porque no ha dado tiempo a sustituir adecuadamente una jubilación (y es que la gestión de la nómina no es un proceso tan sencillo como parece). Esto produce muchísimo estrés y problemas tan graves como una mala fiscalidad por incumplimiento tributario.
A esta situación se pueden sumar otros problemas, como la mala imagen que se proyecta hacia los empleados, que pueden experimentar retrasos en los pagos, una mala gestión de su retribución, o peor aún, pérdidas de información porque esta no se encuentra organizada y digitalizada.
Un proveedor especialista que garantice el cumplimento de los servicios en un marco controlado mediante un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) reduce radicalmente el riesgo. Si además habla el mismo idioma que la Administración Pública, el ayuntamiento tiene la seguridad de que toda su casuística estará cubierta.
La volatilidad legislativa en el ámbito laboral es especialmente llamativa en el caso de España. Hay periodos de muchos cambios que obligan al personal de RRHH a hacer un seguimiento exhaustivo de la normativa y a adquirir un nivel de especialización jurídica y de flexibilidad a veces inasumible.
La jurisdicción laboral y sus variaciones afectan de manera especial a la realización de la nómina. Un ejemplo reciente lo encontramos en los PGE de 2018 (Presupuestos Generales del Estado), cuya aprobación se retrasó debido a la inestabilidad política. Estos incluían importantes novedades, como incrementos con carácter retroactivo en la retribuciones salariales y cambios en el cálculo de la paga extra a funcionarios. La especialización de Savia en la Administración Pública permitió que estos cambios estuvieran incluidos en su solución de outsourcing de nómina en cloud antes incluso de que la ley se aprobara. Así los ayuntamientos y organismos que la emplean no necesitaron conocer el nuevo marco legislativo para pagar a sus empleados correctamente.
Para realizar la nómina se tratan datos personales sensibles cuya confidencialidad y seguridad debe garantizarse, especialmente ahora que el RGPD y la nueva Ley de Protección de Datos incrementan los derechos de los interesados y sus datos. Esto supone un reto cuanto menos complejo si no se cuentan con tecnología y conocimientos adecuados.
Con el outsourcing de nómina en la nube los datos se alojan en un servidor securizado, con exigentes protocolos de seguridad y sin comprometer la accesibilidad, ya que proveedor y usuario pueden operan en un entorno de RRHH en SaaS.
La externalización de la nómina con partners tecnológicos y no con gestorías permite que proveedor (Savia) y organismo trabajen conjuntamente. Es lo que llamamos outsourcing colaborativo, un modelo en el que el outsourcer se convierte en una extensión del departamento de RRHH de forma que siempre hay un técnico de nómina al pie del cañón: el consultor BPO de Savia. El entorno cloud le da a RRHH acceso permanente a la información actualizada y trazabilidad de todas las comunicaciones.
El outsourcing de nómina colaborativo acaba con los problemas ligados a la externalización tradicional (con gestorías), como por ejemplo la pérdida de control sobre la información. Además es una manera de “publificar” lo privado, un modelo de gestión que lleva más de una década consolidándose en el sector público y que, como explica el catedrático Carles Ramió, permite lograr cuantiosos objetivos: prestar servicios de calidad a menor coste, mejorar la innovación, nutrirse del conocimiento y las metodologías ágiles del sector privado y lograr un nivel tecnológico difícil de asumir internamente.
Ramió forma parte de una corriente que defiende la colaboración público-privada porque no supone la privatización de servicios. Estos están bajo la tutela pública pero son prestados por entidades privadas especializadas, las cuales ofrecen su expertise y sus recursos.
Ayuntamientos y organismos públicos se enfrentan al reto de integrar todo su ecosistema tecnológico para cumplir con la normativa de Administración Electrónica sin perder eficiencia. Todos los servicios de externalización en la nube de Savia están integrados (el área del empleado, gestión de tiempos, cuadro de mando) y además son integrables con las soluciones de otros departamentos, como el gestor de expedientes o el control presupuestario y económico. Esta integración es mucho más compleja y costosa cuando se trabaja con gestorías tradicionales porque rara vez controlan la tecnología que emplean.
La externalización mediante soluciones cloud de procesos administrativos de RRHH (como el ciclo de nómina) debería estar en la agenda estratégica de todo organismo público que apueste por la digitalización. Gestionar internamente servicios que requieren una alta especialización pero que no aportan valor añadido supone costes directos y ocultos además de una lentitud que afecta negativamente a la operativa y profesionalización pública.
Pero esta externalización debe ser con partnes tecnológicos alineados con los tiempos que vivimos. Las gestorías no digitalizadas se han quedado obsoletas, no ayudan al cambio de mentalidad necesario para afrontar con éxito esta transformación porque no aportan el nivel de automatización e integración necesario.
Sólo de la mano de un partner tecnológico especializado, los departamentos de personal se podrán convertir en los impulsores de la transformación pública, ofreciendo a sus empleados una experiencia digital que les ayude a mejorar su forma de trabajar.