Un Portal o Área del empleado ayuda en una función estratégica básica: la comunicación interna.
Según un estudio publicado por Incipy, el 84% de las empresas españolas aseguran que utilizan un Portal del Empleado o Intranet como canal de comunicación interna.
La comunicación interna con el Portal del Empleado de Savia es bidireccional. Empleado y Jefe podrán intercambiar mensajes. Solicitudes, permisos,.
Portal del Empleado y Comunicación Interna
Un Portal del Empleado debe ofrecer a la organiazción diferentes modos de comunicación e interlocución entre empleado, superiores y viceversa. Su exactitud, inmediatez y alcance del mensaje hacen del portal del empleado el método más adecuado para una comunidad eficaz.
Sin un Portal del Empleado la comunicación se dispersa y puede generar dudas e incluso conflictos. Especialmente si hablamos de comunicaciones críticas o de obligada lectura. Veamos en qué casos el Portal del Empleado es idóneo como herramienta de comunicación interna.
Publicación y difusión de noticias o comunicados
El Portal del Empleado debe ofrecer una sección de Noticias administrada por ciertos perfiles dentro de la organización: marketing, recursos humanos, responsables, etc. Esta sección puede contener comunicados para los empleados de obligada o recomendada lectura. También ofrece la posibilidad de indicar que las comunicaciones sean notificadas por email o se marquen como lectura obligatoria.
En nuestro Portal o Área del empleado puedes publicar noticias y comunicados oficiales de lectura obligatoria y comprueba quién lo ha leído. De este modo podrás asegurar que los comunicados importantes llegan a todo el mundo.
A través de noticias y documentación, el empleado recibe y encuentra la información que necesita para realizar su trabajo (recibos, cursos, políticas, riesgos laborales, proyectos…). Al estructurar la comunicación, los conflictos y malentendidos se reducen. Todo queda notificado en el momento y formato adecuado, además de registrado para su consulta.
Las noticias se pueden clasificar por nivel de criticidad del mensaje, categorías, por departamentos o personas implicadas. Especialmente para grandes organizaciones, resulta de gran utilidad para poder filtrar el mensaje y que se dirija exclusivamente a quien concierne.
Podrás o no incluir comentarios en las noticias para que el empleado interactúe con las publicaciones y el autor de las mismas.
Comunicación de solicitud de vacaciones y permisos
Muchos de nosotros hemos sido testigos de las tantas veces que un empleado ha entrado en el despacho del Director de RRHH tan sólo para preguntar cuántos días de vacaciones le quedan. Gracias al Portal, el empleado puede saber en todo momento cuántos días de vacaciones le quedan por disfrutar, cuántos puede o no pedir en cada periodo, etc. El empleado podrá realizar una solicitud a su responsable, indicando los días que necesita e incluso explicando en esa solicitud porqué necesita esos días, por ejemplo. También podrá adjuntar documentos, justificantes, etc.
La petición le llegará al responsable que podrá responder con su aprobación o cancelación, además de como un mensaje de respuesta. En pocos minutos, sin moverse del sitio y haciendo un par clics se podrá tramitar un proceso habitual que interrumpe continuamente las jornadas laborales de los Directores de RRHH.
Fichajes y gestión horaria
Tanto si la empresa tiene un sistema de control horario como si no lo tiene, es muy frecuente que existan llamadas telefónicas, emails o visitas al despacho para indicar retrasos, ausencias o la necesidad de «salir un momento». Con el Portal del Empleado se puede realizar esa gestión online mientras informas al responsable. Este sistema permite flexibilidad horaria, además de una clara rapidez de la comunicación.
Conoce la funcionalidad completa del Portal del Empleado aquí: Portal del Empleado de ginpix7 y de HR Inside.