En la últimas décadas la función de RRHH, y en concreto la parte de gestión de nómina, se ha vuelto más compleja. Si a eso le añadimos el cambiante entorno laboral y las exigencias del marco legislativo, muchos departamentos de personal se sienten desbordados.
Dentro de la gestión administrativa se dan muchos procesos que no pueden esperar al día siguiente: afiliación, altas, bajas y modificaciones de contrato, liquidaciones, etc. La necesidad de realizarlos en tiempo y forma puede llegar a convertirse en un problema para muchos ayuntamientos, especialmente ahora que la legislación es más exigente y compleja que nunca.
Por ello, cada vez más organismos públicos optan por contratar a un proveedor de nómina y así liberarse de carga administrativa que acarrea y garantizar su correcta ejecución.
Modelos de externalización de nómina: gestoría vs proveedor tecnológico
El modelo por antonomasia para externalizar la nómina ha sido, durante años, el de las gestorías. Pero estas no se han adaptado a las nuevas exigencias del escenario digital actual y de la Administración electrónica (cumplir con las políticas de seguridad, la interoperabilidad, integraciones, etc). Ni si quiera las que se definen «gestorías online» cumplen todos los requisitos.
Frente a este modelo clásico encontramos el que ofrecemos los proveedores tecnológicos, basado en entornos cloud y con servicios especializados en asesoría legal y procesos de nómina. Esta alternativa cumple con todos los requisitos para que un ayuntamiento resuelva su nómina con garantías. Y además elimina los inconvenientes que se han asociado a la externalización tradicional.
En los últimos años la oferta de proveedores tecnológicos especializados se ha multiplicado. Entonces, ¿cómo identificar el mejor para mi ayuntamiento? Aquel que ofrezca estos requisitos:
Control sobre la nómina
La comunicación con algunos proveedores de nómina puede ser realmente difícil, lo que explica la sensación de pérdida de control y visibilidad. Hay ayuntamientos que están meses sin hablar con sus proveedores de nómina. Están ilocalizables y cuando aparecen no suele ser para dar buenas noticias (casi siempre para preguntar por documentos extraviados o datos que necesitan actualizar).
El outsourcing de nómina cloud debe ofrecerte control sobre ella, incluso más que cuando la realizas internamente porque no hay información extraviada ni actualizaciones legales que se pasan por alto. Toda comunicación queda trazada para su consulta posterior.
Esta forma de trabajar se conoce como outsourcing colaborativo o middlesourcing, que es el que ofrece Savia con Ginpix BPO.
Experiencia de usuario óptima
El concepto experiencia de usuario (UX por su siglas en inglés User Experience) se suele asociar a los entornos digitales; pero en realidad va más allá. Engloba todo aquello que el usuario percibe cuando interactúa con un producto o servicio.
La experiencia de usuario aplicada al outsourcing de nómina incluye todas las fases del proyecto: desde la primera reunión con el proveedor, hasta la implantación de la herramienta, el soporte y mantenimiento de los consultores y el propio uso de la solución tecnológica. Cuantas menos fricciones se produzcan en cada fase, más satisfecho estará el usuario y por tanto mejor será el UX.
La experiencia de usuario que ofrecen las gestorías tradicionales no suele ser positiva debido a la comunicación intermitente y la pérdida de control sobre el ciclo de nómina.
Nube certificada 
El sector público local cada vez confía más en la nube. Pero aquí también hay que saber distinguir «el polvo de la paja». Las entidades deben exigir a sus proveedores los más altos estándares de seguridad, especialmente para los datos que maneja RRHH, dada su sensibilidad.
La opción de contar con una «nube propia» no suele ser realista, ya que el nivel de protección que exige el Esquema Nacional de Seguridad es inabarcable para los organismos locales de menor tamaño. Es necesario un proveedor que aplique todos los protocolos y que cuente con la certificación de seguridad pertinente (ENS y políticas de RGPD). El outsourcing cloud ofrece un entorno colaborativo adecuado a las exigencias de trabajo actuales y es completamente seguro.
Legislación actualizada
El ciclo de nómina cada vez se ve más afectado por cambios legislativos. Estos pueden afectar a la forma de cotización, a las cuotas o a los procesos de cotización. Si estas modificaciones no se tienen en cuenta a tiempo o por puro desconocimiento, la nómina no se realiza correctamente. Lo que deriva en sanciones económicas de Hacienda y de Tesorería.
Sanciones económicas comunes
Seguridad Social: Recargo por errores de cotización = 20% adicional.
IRPF: Recargo por cantidades no presentadas en plazo = Mínimo 5%
Los errores por incumplimiento legal son un duro golpe. Además de ir asociados a sanciones económicas, dañan la credibilidad de la organización y en particular la del equipo de nómina, que puede perder la confianza de la plantilla.
Estar al corriente de toda la legislación es una carga de trabajo difícil de asumir para un departamento de personal pequeño. La opción de outsourcing de nómina que elijas debe liberarte de esta preocupación y garantizarte que cada nómina que se entrega se ha hecho cumpliendo con el marco legislativo vigente.
Basado en hechos reales: Muchos departamentos de personal creen estar haciendo su nómina correctamente y en plazo. Pero al comenzar a colaborar con un proveedor experto se dan cuenta de que llevaban meses arrastrando los mismos errores.
Procedimiento administrativo de RRHH garantizado
Con el outsourcing de nómina cloud los imprevistos o contingencias no tienen ningún impacto en el devenir del departamento de RRHH, ya que el proceso de nómina sigue su curso. Un proveedor tecnológico tendrá un equipo de consultores dedicado a tu ayuntamiento, de manera que el servicio siempre está garantizado.
Experiencia y referencias en gestión pública
Antes de irnos de vacaciones o comer en un restaurante buscamos las opiniones de otros clientes. Así que a la hora de decidir cuál será el proveedor de outsourcing de nómina de nuestro ayuntamiento, esta investigación previa es imprescindible.
Es importante que cuente con referencias positivas y que éstas tengan características similares a las nuestras. Los ayuntamientos, como toda Administración Pública, tienen una casuística propia. La gestión de empleados públicos es muy distinta de la del sector privado. Por eso es tan importante que el proveedor con el que trabajes la conozca en profundidad.
En este sentido las gestorías no suelen estar especializadas en la gestión pública. La digitalización está dejando su modelo obsoleto y han tratado de modernizarlo a trompicones, adquiriendo software de terceros que no pueden controlar.
La clave está en elegir a un proveedor de outsourcing de nómina que desarrolle su propias soluciones y esté especializado en el sector público.
Se integra con otras soluciones
Una de las bases para que la Administración electrónica sea efectiva es la interoperabilidad. Y ésta no es factible si los sistemas operativos no están integrados (es decir, no se comunican entre sí). Un servicio de externalización de nómina debe ir acompañado de otras soluciones de recursos humanos: RPT, Presupuesto Capítulo I, Área del Empleado, Gestión de Tiempos… para cubrir todo el ciclo de la gestión de personas.
Además este servicio y su tecnología debe ser capaces de comunicarse automáticamente con sistemas paralelos a RRHH, como contabilidad o el gestor de expedientes.
El marco tecnológico actual lo permite. Atrás quedaron los tiempos de silos de información aislados y la necesidad de «conectar» manualmente un sistema con otro.
Tecnología propia y fiable
Algunas gestorías han incorporado herramientas y software a su servicio para digitalizarsen. El problema es que esta tecnología no la desarrollan ellas y por tanto no la controlan. Las actualizaciones o mejoras dependen de terceros, que son los propietarios de las soluciones que contratan. Esto suma otro intermediario más a la cadena entre proveedor y ayuntamiento. Lo que dificulta todavía más las comunicaciones y complica el procedimiento.
Exige que tu proveedor de nómina tenga controlada la capa tecnológica. Esto permite que sus consultores trabajen junto a tu equipo de RRHH sobre una misma plataforma estable y que pueda evolucionar paralelamente a la gestión pública digital.
Guía y asesoramiento
Una de las frustraciones más frecuentes a la hora de poner en marcha un proyecto de outsourcing de nómina tiene que ver con el cumplimiento de los plazos.
Cuando una entidad pública se decide por este cambio pone muchas esperanzas en él y quiere iniciarlo cuanto antes. Para que esta expectativa no se convierta en desengaño es muy importante que los términos del acuerdo y del servicio queden bien definidos y claros desde el principio.
Asegúrate de que el proveedor de nómina con el que vayas a trabajar te ofrece un Acuerdo de Nivel de Servicio (en inglés SLA – Service Level Agreement) en el que se especifiquen las garantías de cumplimiento, en cuanto a plazos y entregables. Así quedarán descritas de antemano las expectativas que pones sobre él y los límites a los que puede llegar. Deberán respetarse los tiempos de entrega y respuesta que se especifiquen en el SLA y te evitarás sorpresas desagradables.
¿Sabías que.. El outsourcing de nómina cloud no requiere de infraestructura tecnológica compleja, por lo que los tiempos de despliegue son más breves que los de un proyecto on site?.
Nuestro servicio colaborativo para el ciclo de nómina cumple con todos los requisitos que debe ofrecer un proveedor tecnológico para Administraciones Públicas. Ten la nómina como si la hicieras internamente pero con todas las garantías de seguridad y liberándote de los procesos administrativos que lleva asociados.