Desde los últimos cambios de gobierno, tanto los partidos políticos como las organizaciones públicas se esfuerzan diariamente para cumplir el principio de transparencia que exige la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno. El objetivo de la misma es ampliar y reforzar la transparencia de la actividad pública. Además, garantiza el derecho a la información y a establecer las obligaciones de buen gobierno que deben cumplir los responsables públicos. La genialidad de esta ley es su aplicación a todo el sector público estatal, sin excepción.
En Savia nos preguntamos cómo los ayuntamientos y diputaciones harán frente a este principio, qué indicadores de transparencia valoran, qué herramientas utilizan y cómo de efectivas son. Nosotros proponemos para de Departamento de Personal y de Recursos Humanos la utilización del único cuadro de mando diseñado específicamente para la Administración Pública: HR Optics.
¿Qué mide HR Optics?
El cuadro de mando general de HR Optics ofrece un resumen de las métricas principales: edad media, rotación, tasas IT, equidad de Género, así como una evolución de empleados por años. El sistema cuenta con filtros transversales que permiten aplicar distintos parámetros de búsqueda de forma sencilla sobre el cuadro de mano.
Son 4 los indicadores principales que muestra y de los cuales se puede extraer toda la información, incluso de empleados concretos:
Análisis de plantilla
A través de esta selección se puede visualizar: El número de empleados por Colectivo Fiscal, por Modalidad de contrato, por antigüedad, etc. La evolución de contratos en función del tiempo de contrato (completo o parcial). Los empleados por sexo, clasificándolos en función de la antigüedad, edad, contrato… Empleados por edad, su evolución, así como una pirámide de edad. Las Unidades FTE por año y mes desde el menú comparándolas con el número de empleados.
Rotación
En esta pantalla de visualización, encontramos el coeficiente de rotación por años, es decir, el porcentaje de empleados por año, altas por año y mes y bajas. Se puede agrupar por colectivo fiscal, grupos, años…
Absentismo y ausencias
El absentismo es uno de los mayores frenos a la productividad. Muchas veces se asume erróneamente que la tasa de absentismo no puede reducirse. La clave, realidad, es conocer las causas estadísticas, la estacionalidad o los grupos de empleados a los que afecta; para así establecer planes de mejora eficaces y focalizados. El absentismo sí puede reducirse.
- Con HR Optics se puede visualizar:
- Absentismo por IT, como por ejemplo Enfermedad, Accidente, etc. y por sexo y año.
- Las tasa de IT por año y tipo de IT.
- Tasa IT organizada por Colectivo Fiscal, duración de contrato, etc.
- Informes por empleados individualizados.
Distribución de Costes
Analiza los costes de personal según su categoría, puesto de trabajo, departamento, contrato, etc. En los momentos actuales, optimizar los costes es una misión crítica, pero que debe realizarse con la información adecuada o corremos el riesgo de recortar las áreas que mejor funcionan.
Gracias al cuadro de mando de Savia, podemos detectar:
- Irregularidades en cuantías. Diferencias entre departamentos, zonas geográficas…
- Tendencias en los gastos de personal. Pudiendo prever movimientos futuros.
Además la herramienta:
- Facilita la implantación de un sistema de retribución flexible. Al enfrentar productividad y retribución.
- Se puede mantener una política salarial justa y equilibrada dentro de la organización.
Tal y como explicamos en este artículo, las métricas sirven para detectar y solventar problemas de igual modo que para avistar oportunidades y poder aprovecharlas. Por ello, lo más importante es escoger los indicadores que más se ajustan a los datos que deseas analizar para acudir concretamente a la información, sin caer en un caos de KPI sin significado concreto. Los KPI, ante todo, han de ser concisos, concretos y fáciles de interpretar, para que sea coherente y aplicable la información que se extrae de ellos.
¿Cuáles son los KPI básicos que todo organismo público debe ofrecer al ciudadano?
Según el nuevo Portal de Transparencia, establecido por el actual gobierno, los datos que deberíamos extraer, gracias a los KPI de cada departamento, son principalmente económicos (gastos, ingresos, salarios, presupuestos generales); también información laboral (currículum, salarios, áreas de responsabilidad…) de las personas que integran los organismos.
Esta que presentamos a continuación, es la propuesta de transparencia (acorde con la ITA) que hace el Ayuntamiento de Pozuelo de Alarcón, cliente de Savia desde 2004.
Planificación y organización del Ayuntamiento
- Planes y Programas en los que se fijan objetivos concretos, así como las actividades, medios y tiempo previsto para su consecución.
- Organigrama.
- Informes internos del órgano de intervención, una vez que son definitivos.
Contratos, convenios y subvenciones Información sobre los contratos formalizados
- Información sobre modificaciones de los contratos formalizados.
- Información sobre contratos menores formalizados.
- Datos estadísticos sobre el porcentaje en volumen presupuestario de Contratos adjudicados a través de cada uno de los procedimientos previstos en la legislación de contratos del sector público.
- Convenios suscritos, con mención de las partes firmantes, su objeto y en su caso las obligaciones económicas convenidas.
- Subvenciones y ayudas públicas concedidas con indicación de su importe, objetivo o finalidad y beneficiarios.
Altos cargos del Ayuntamiento y Entidades participadas
- Retribuciones percibidas por la Corporación Municipal.
- Indemnizaciones percibidas con ocasión del abandono de los cargos.
- Registro de Bienes de los Altos cargos del Ayuntamiento.
Información económica y presupuestaria
- Relación de inmuebles.
- Presupuestos del Ayuntamiento, con descripción de las principales partidas presupuestarias.
- Cuentas Anuales/Cuenta General del Ayuntamiento.
- Informes de auditoría de cuentas por parte de los Órganos de control externo de las cuentas del Ayuntamiento.
