Hoy por hoy, podríamos decir con toda seguridad, que las empresas del siglo XXI no pueden vivir sin las reuniones de trabajo. La fusión entre ambas ha creado una pareja que en los últimos años siempre van de la mano y que juntas, forman un tándem inseparable. Pero ¿realmente se necesitan tanto la una a la otra como para no pasar ni un día sin verse?
En los últimos años, las empresas han entrado en una dinámica en la que, cada vez que hay un asunto que tratar, se convoca una reunión. No importa el momento, el lugar o los asistentes, y muchas veces el criterio de convocatoria ni si quiera existe. Ante la frase “ahora mismo no puedo, tengo una reunión” nuestra actividad diaria se paraliza y se deja de lado para acudir sin discusión, a este magnífico evento en el que todo el mundo quiere tener voz y por supuesto, voto. Si nos paramos a analizar nuestro día a día laboral, la mayoría de las reuniones diarias son contraproducentes e incluso innecesarias. Rara vez se alcanza ningún acuerdo relevante, o sus participantes no consiguen aportar ningún punto de vista que cambie de orientación el tema que se trata en la reunión. Si salimos de la sala de juntas como hemos entrado, es que algo hemos hecho mal. ¿Cómo podemos lograr que las reuniones de equipo sean una herramienta de verdad para aclarar temas que nos involucran a todos? Desde Savia te damos siete reglas de oro para garantizar el éxito y la eficacia de tus reuniones de trabajo.
1. Convoca sólo las reuniones estrictamente necesarias y para temas que lo requieran.
No convoques una reunión sobre un tema que podría resolverse con un intercambio de emails. Interrumpir la jornada de trabajo del equipo supone un golpe en la línea de flotación de la productividad diaria. No convoques una reunión sólo para exponer la decisión que ya tienes tomada. Reduce el número de reuniones y estas ganarán importancia y peso dentro del equipo.
2. Determina el tiempo de duración y haz que se cumpla
Es habitual desviarnos de los objetivos y propuestas iniciales con facilidad, haciendo que la reunión se alargue más de lo normal. “Hay que fijar una hora de inicio y otra de fin. Según el orden del día, la duración mínima será de media hora, y la máxima, de dos”, explica Ignacio Buqueras, presidente de la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE) al periódico Expansión. Ser riguroso con el cumplimiento del horario garantiza la presión necesaria para forzarnos a alcanzar el objetivo fijado.
3. Ten muy claro cuáles son los objetivos estratégicos del encuentro
Nunca olvides que toda reunión tiene un por qué y un para qué. Ten esto siempre en mente si quieres que todo tu equipo salga de la sala con una idea clara sobre las conclusiones alcanzadas.
No desvíes el tema, y si no puedes evitarlo, deja que quien lo está exponiendo acabe y después, redirígelo de nuevo al punto que se estaba tratando para no estropear el hilo conductor de la reunión. Y si el debate se descontrola, no dudes en cortarlo de raíz y proponer tratar ese tema en otro momento.
4. Elige a los asistentes adecuados que aporten soluciones al problema
Convoca siempre a los asistentes que puedan generar valor a la reunión. Busca en tu empresa a aquellas personas que sabes que serán capaces de aportar ideas y aclarar conceptos. Consigue que sean los más proactivos y expertos en el tema. Además, infórmales de la importancia que tiene conocer el tema a tratar con anterioridad; unos asistentes sin documentar no ayudan a conseguir los objetivos.
5. Elige a los mejores
No todo el mundo tiene las mismas capacidades para comunicar. Existen personas que por sus cualidades profesionales y personales, consiguen enviar los mensajes de forma más eficaz y que deben ser los que faciliten la reunión. Si además, estos perfiles conocen en profundidad el tema a tratar, asegúrate de que sean ellos los elegidos para dirigir la reunión.
6. Utiliza herramientas que faciliten la exposición de las opiniones
Evita el powerpoint en una reunión. Está anticuado y las diapositivas mal construidas ahuyentan la inteligencia lejos de la sala de reuniones. Pueden ser útiles para sintetizar ideas y como referencia común del mensaje, pero una reunión va de personas y de alcanzar conclusiones, no de eternas exposiciones. Si queremos tener una presentación eficaz, apoya tu mensaje con los contenidos multimedia adecuados. En Savia utilizamos medios más flexibles para promover el debate y sobretodo obligar a pensar. Si vas a exponer tu punto de vista asegúrate de que no se trate de un simple discurso, apóyate en herramientas como el flip chart, infografías y vídeos relacionados que promuevan la interactividad con tus compañeros.
7. Cierra la sesión con una conclusión y un acta
Cuando se hayan tratado todos los temas en el tiempo establecido, el moderador debe hacer un repaso de todo lo que se ha dicho y asegurarse de que nadie se ha quedado sin aportar su punto de vista. Si se han asignado tareas debe quedar claro quien las realizará y como y cuando se medirá el progreso de las mismas. Además, es imprescindible redactar un informe posterior a la reunión en el que se hable de las conclusiones de la misma, para afianzar los conocimientos y evitar malentendidos.
Recuerda. Una reunión mal dirigida es siempre un enemigo. Todos los presentes deben conocer el objetivo, participar y trabajar para llegar a este. Y si ves que el camino no está siendo el adecuado, analiza los errores para que no se repitan.
