Aquí tienes a tu disposición un útil, práctico, artículo de guía y resumen ordenado que incluye, de manera sintética, todas las cuestiones y fases que son necesarias realizar para obtener una correcta elaboración de la nómina en la administración pública.
Como gestor de RRHH en la administración pública, sabes que la preparación y cálculo de la nómina es un proceso minucioso, muy cuidado, detallado y clave dentro de la gestión de tu área. Es además una acción recurrente, que se repite mes a mes y que debe observar unos criterios, normas y formalidades muy concretos para su correcta elaboración. Requiere de mucha atención a cada paso para asegurar la precisión y cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales.
Te proponemos un esquema paso a paso. Siguiéndolo podrás garantizar que la nómina se procesa de manera eficiente y sin errores, mejorando la satisfacción de los empleados y la transparencia de tu gestión pública.
Hemos logrado reunir en torno a once tareas necesarias para llevar a cabo este proceso sin contratiempos y sin obstáculos añadidos y abarca desde el informe preliminar de antigüedades hasta la fase de revisión y rectificación en caso necesario.
El primer paso es la revisión de las nóminas preparadas. Debes realizar una revisión exhaustiva de cada nómina preparada para comprobar que están activas conforme a la situación de cada emplead@ en el mes en curso. Esa es la base para ir realizando los diferentes ajustes, cambios e implementando las variables de mes en curso.
El siguiente paso es tener listo y actualizado el informe de antigüedades. Este documento te permite revisar la información relacionada con la duración del empleo de cada trabajador y una información vital para calcular correctamente ciertos importes que dependen de la antigüedad. Conocer la antigüedad de los empleados ayuda a determinar beneficios como vacaciones, incrementos salariales y otros derechos laborales. Una revisión adecuada de este informe garantiza que estos aspectos que son básicos se gestionen correctamente. En este cuadro, a continuación, te resumimos de manera muy visual los pasos a seguir para generar un buen informe de antigüedades.
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Pasos a seguir
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Una vez obtenido el informe de antigüedades ya podrás realizar la carga de variables que consiste en introducir en el sistema todos los datos variables que afectan a la nómina del mes en curso, como servicios extraordinarios, descuentos, etc. La correcta carga de variables asegura que cada empleado reciba el pago adecuado por su trabajo y que las deducciones sean precisas. Para lograr este objetivo:
Ahora ya puedes pasar a la siguiente fase que consiste en el cierre de procesos del mes. Es también un proceso en sí mismo e implica revisar y ajustar cualquier diferencia salarial que pueda haber ocurrido durante el mes debido a errores o cambios en la carga de variables. Es fundamental cerrar cualquier diferencia para asegurar que la nómina refleje con precisión los abonos y deducciones correspondientes. Cómo es un momento crítico, conviene que tengas en cuenta algunas recomendaciones.
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Recomendaciones
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Después de ajustar las diferencias, es necesario redirigirlas adecuadamente para que se reflejen en la nómina del siguiente mes si es necesario. Este paso garantiza que cualquier ajuste pendiente se procese correctamente en el siguiente ciclo de nómina. Para ello deberás identificarlas y dar con las discrepancias no resueltas. Cuando las tengas localizadas, has de programar las redirecciones configurando el sistema para incluir estas diferencias en la próxima nómina. Recuerda que debes usar un software adecuado para resolver este proceso de atrasos- redirección.
Cuando verifiques que estas redirecciones estén correctamente programadas podrás pasar al siguiente paso; el cálculo de la nómina de ese mes.
El cálculo de la nómina implica procesar todos los datos recopilados y ajustados para determinar el salario neto que cada empleado debe recibir. Un cálculo preciso asegura que los empleados reciban el pago correcto y evita problemas legales y administrativos. Utiliza el software de nóminas para procesar los datos. Asegúrate de que todos los cálculos sean correctos. Si encuentras discrepancias, ajusta los datos y recalcula. Ahora llega el momento de cuadrar y de hacer una nueva revisión.
¿Conoces el software de Savia?
Cuadrar y revisar la nómina significa verificar que todos los componentes del cálculo sean correctos y que no haya discrepancias. Este paso es crucial para asegurar que la nómina final sea precisa y que todos los pagos y deducciones estén correctos. De nuevo nos encontramos frente a un momento crítico y para afrontarlo te facilitamos unas buenas recomendaciones.
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Recomendaciones
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Estamos en las fases finales del proceso de preparación y cálculo de la nómina en tu administración local o ayuntamiento. La siguiente fase es la que conocemos como pase de nómina. El pase de nómina es la documentación que se utilizará para aprobar el expediente de nómina. Usa el software para generar esta documentación. Asegúrate de que toda la información sea correcta, así ya podrás proceder con el envío para que se realicen los pagos, pero, antes deberás también realizar el cuadre contable de las nóminas,
El cuadre contable es el proceso que implica verificar que todos los movimientos financieros de la nómina coincidan con los registros contables. Un cuadre contable preciso garantiza la transparencia y exactitud en los registros financieros. Por eso, verifica que todos los movimientos de nómina estén registrados correctamente y corrige cualquier diferencia encontrada.
Una vez que es todo el proceso anterior es conforme ya podemos proceder a ejecutar las órdenes de pago tramitadas a través del oportuno fichero de transferencias.
Como has podido comprobar el proceso es complejo porque exige la observancia de cada uno de los pasos detallados extremando el cuidado en cada detalle y apunte para evitar errores y complicaciones que desemboquen en correcciones más complejas o en sanciones derivadas de la falta de ajuste a la norma o de las sucesivas necesarias actualizaciones y verificaciones.
En Savia somos conscientes y sabedores de cuánto tiempo y cuánto esfuerzo has de dedicar a esta parcela de tu gestión en el departamento de RRHH por eso hemos desarrollado una solución y sobre todo todo un departamento de BPO que te atiende y acompaña ofreciendo un servicio colaborativo único y especializado en el tratamiento, cálculo y preparación de nóminas para la administración pública.
Puedes ponerte en contacto con nosotros para saber más sobre nuestra solución y servicio pero, además, puedes seguirte informando y ampliando conocimientos sobre los procesos de la nómina en la administración pública en todos estos enlaces:
Generar correctamente ficheros FDI
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