Desde que la empresa pública Alokabide digitaliza sus procesos selectivos con Convoca, ha reducido el presupuesto de sus convocatorias a una décima parte y también su duración, porque ya no necesita dedicar meses a cada proceso. Además, las consultas y reclamaciones de los aspirantes prácticamente han desaparecido.
“Es cuestión de cómo utilizar bien los recursos públicos”, afirman desde la entidad, que ha visto cómo la selección de personal ha pasado de ser un quebradero de cabeza a convertirse en un trámite casi automático. Te contamos cómo lo han logrado.
“La rentabilidad no tiene discusión”
Alokabide es una empresa pública dependiente del Gobierno Vasco que se dedica al alquiler social. Desde 2019 su plantilla ha crecido de forma exponencial, lo que ha supuesto un volumen masivo de convocatorias de empleo que el departamento de personal no podía asumir.
Para reducir la carga de trabajo asociada a tantos procesos selectivos, contrataron una consultora que se encargara de las tareas administrativas. Pero no les salió rentable porque tenían que supervisarla y sus servicios eran muy costosos.
10 veces menos
El Parlamento Vasco ha hecho una consulta para conocer el presupuesto que destinan las empresas públicas de Euskadi a seleccionar personal. La media ronda los 6000 euros por proceso mientras Alokabide destina alrededor de 600.
Ahora, gracias a Convoca, el portal de empleo de la Administración Pública, Alokabide ha ganado total autonomía para gestionar sus procesos selectivos, sea cual sea el volumen de aspirantes que se presenten, y el presupuesto que destinan a contratación se ha reducido drásticamente.
«Por lo que nos cuesta un proceso de selección podemos ser autónomas usando Convoca durante todo un año. La rentabilidad no tiene discusión».
«Nos estamos planteando gestionar internamente una oferta de empleo público de turno libre a la que previsiblemente se inscribirán entre 400 y 500 personas. Antes de Convoca, ni se me habría pasado por la cabeza».
“Hemos ahorrado entre un 60 y un 70% de tiempo”
Esta empresa pública ha calculado un ahorro medio de tiempo por proceso selectivo de entre el 60 y el 70%. Otro aspecto que destacan, y que puedes ver en el siguiente vídeo, es que libera al personal del departamento de RRHH en momentos críticos del mes como es el pago de las nóminas y los seguros sociales.
La agilidad la logran homogeneizando los criterios de inscripción, de forma que los aspirantes saben claramente los documentos que tienen que aportar y el orden en el que tienen que hacerlo. Esto reduce, cuando no elimina, las consultas y reclamaciones.
Enfrentarse por primera vez a unas bases puede ser todo un reto para muchas personas, sobre todo para las que se presentan por primera vez a un proceso selectivo de la Administración Pública. Para que la experiencia de los aspirantes sea más amigable, Convoca “fragmenta” las bases y las hace más comprensibles, guiándoles en cada paso.
«Ahorras por dos vertientes: no necesitas subcontratar a un proveedor y ahorras recursos humanos. Necesitas una o incluso dos personas menos dedicadas a gestionar los procesos de selección”.
«El 100% de las instancias que recibimos se presentan a través de Convoca. Ya no tienes que tener abiertos muchos canales, como el email, las oficinas, el correo postal…«.
Se acabaron los emails y los adjuntos perdidos
Antes, el email era el canal por excelencia que Rosa y Lara utilizaban para comunicarse con los aspirantes y recibir sus instancias. Los requisitos y méritos, nos cuentan, llegaban desordenados y en hilos interminables de correos cuyo almacenamiento era limitado y sin garantías de seguridad.
«Hemos acabado con la incertidumbre y las suspicacias. Explicas las cosas una sola vez y la información es la misma para todo el equipo y los aspirantes. Da mucha tranquilidad«.
Esto explica por qué Excel, el correo electrónico, el registro de entrada y demás herramientas generalistas no sirven para reclutar talento en el sector público.
¿Qué es lo que más valora Alokabide de Convoca?
Para Alokabide, la contratación y selección de talento es básica para seguir ofreciendo un servicio público de calidad. Incorporando Convoca, han optimizado la gestión de los procesos para que no consuma tantos recursos y hacerla más ágil y transparente. Ofreciendo a los aspirantes una imagen de entidad moderna y accesible.
Puedes ver un resumen de la entrevista que les hicimos en nuestro canal de YouTube.