Si trabajas en selección de personal para un ayuntamiento, diputación u otra entidad pública, es muy probable que publiques las convocatorias y ofertas de empleo en la sede electrónica para que los aspirantes presenten desde ahí sus instancias. Y ahí termina la digitalización del proceso. El resto es una sucesión de herramientas como Excel, PDF y hojas de cálculo que, como veremos a continuación, no optimizan los trámites y generan más trabajo.
«No tiene sentido que ofrezcamos el registro electrónico para inscribirse y valoremos los méritos de los aspirantes en papel».
Susana Torres, Responsable de Recursos Humans de l’Ajuntament de Vila-seca.
El comodín del PDF al gestionar procesos selectivos
El PDF es el rey de las convocatorias de empleo público y se utiliza para publicar cualquier información relacionada con ellas: bases, listas provisionales, fechas de las pruebas, calificaciones… Pero estos documentos funcionan como «papeles digitalizados» colgados en la web, que acaba siendo algo parecido a un corcho virtual.
El PDF es un parche, sirve para justificar que la información es pública pero no es práctico para trabajar con los datos ni intuitivo para los aspirantes (sobre todo si se enfrentan por primera vez a unas oposicones). Cuanto más difícil se lo pongamos, más probable será que las instancias estén incompletas, con errores o las presenten fuera de plazo.
La empresa pública vasca Alokabide «fragmenta» sus bases para que sean más comprensibles y guíen al aspirante. Descubre aquí cómo lo hace.
Si queremos evitar los silos de información y ofrecer una experiencia de inscripción atractiva e intuitiva, hay que utilizar una solución que unifique los datos, los indexe y los interrelacione, para generar un flujo de trabajo entre la organización convocante y los aspirantes.
La rigidez de las hojas de cálculo
La falta de integración de los datos y su dispersión obliga, entre otras cosas, a volcarlos manualmente en distintas herramientas.Al gestionar procesos selectivos, una de las más habituales son las hojas de cálculo. Se emplean para anotar requisitos, puntuaciones de méritos, número de llamadas..
Las hojas de cálculo son una herramienta potente si sabemos aprovechar todo su potencial pero exigen un nivel de precisión muy alto y el margen de error es mínimo. Un dato en la celda equivocada o una fórmula mal aplicada pueden dar al traste con todo el proceso selectivo. Y traducirse en un aluvión de recursos y pleitos con los aspirantes.
¿Cuántas veces te has preguntado si el Excel estará actualizado, si faltarán datos de algún aspirante o si habrás sumado bien la puntuaciones?
Suponiendo que todos los datos sean correctos, después toca trasladarlos a otro documento (seguramente un PDF) para hacerlos públicos. Añadiendo otro paso manual incrementamos el riesgo de generar duplicidades o de perder información.
El totum revolutum del gestor de expedientes
El gestor de expedientes sirve para tramitar todo tipo de procedimientos electrónicos. Y es precisamente ahí donde radica su problema y la razón por la que no sirve para gestionar procesos selectivos.
Los documentos de los aspirantes se vuelcan desordenados, en diferentes formatos y mezclados con los de otros trámites electrónicos. El gestor de expedientes genera un expediente común que hay que separar por tipología de documentos, clasificarlos con metadatos y extraer los relativos a cada convocatoria (méritos, requisitos y demás información requerida).
Usando una solución que se integre con el registro de entrada y el gestor de expedientes, toda esa gestión y clasificación se realiza automáticamente.
Emails con adjuntos que nunca llegan
Los organismos públicos que gestionan sus procesos selectivos de forma analógica y poco eficiente se comunican con los aspirantes por email.
La mayoría de servicios de correo electrónico no tienen suficiente almacenamiento para enviar toda la documentación que hay que presentar en una instancia. Los aspirantes acaban enviando hilos interminables con una retahíla de documentos que cuesta seguir y clasificar. Si extraviamos alguno, llegan los malentendidos y las reclamaciones.
«Recibíamos decenas de anexos y documentos en distintos formatos. Eso no hay correo que lo admita y terminaba bloqueándolos».
Rosa Labrador, Directora de Organización y Personas en Alokabide.
Además, hay muchos peligros y amenazas asociados al coreo electrónico, como la suplantación de identidad o el riesgo de infección con malware.
Los datos que se manejan al gestionar procesos selectivos son muy sensibles y es de vital importancia que la información sea clara y esté protegida. Por todo ello, deberíamos prescindir del email o usarlo lo menos posible.
El precio de gestionar procesos selectivos analógicos
El uso de herramientas inadecuadas para gestionar procesos selectivos alarga las convocatorias, transcurriendo años desde que una plaza queda vacante hasta que se cubre. Es un coste que la Administración no puede permitirse si quiere seguir ofreciendo un servicio público de calidad y que el aspirante también paga.
Como dice Xavier Boltaina, Gerente de la Diputació de Barcelona: «el 90% del gasto y esfuerzo que supone la selección pública lo paga el aspirante en estudios, tiempo y sacrificio personal».
La falta de una solución especializa fue el germen de nuestra plataforma Convoca. Automatiza la parte burocrática y los trámites de los procesos selectivos para agilizarlos y dedicar todos los esfuerzos a mejorar su calidad. Decenas de administraciones públicas ya la utilizan y seleccionan talento de forma eficiente, ahorrándose cientos de horas y recursos.