La IA al servicio de las administraciones públicas
Y así nos lo cuenta Ignacio Pérez, nuestro profesor en Savia Academy: "Desde noviembre del 2022, cuando apareció Chat GPT, incorporé sus funcionalidades y las de otro tipo de IAs en diversas áreas de mi empresa y me he mantenido al día de las novedades que salen, en realidad, casi a diario"
Actualmente Ignacio trabaja en realización de materiales didácticos para el ejército, opositores y temas relacionados con los idiomas. También colabora con algunos cargos de la administración pública para mostrarles cómo puede ayudarles, en lo que a su efectividad y ahorro de tiempo y costes, el uso de esta herramienta.
¿Qué tipos de tecnologías de IA se están utilizando actualmente en el ámbito de RRHH en la función pública?
Aplicaciones que me parecen muy interesantes y que algunas administraciones ya están estudiando e incluso implementando son:
- Automatización de Tareas Administrativas: La IA tiene el potencial de automatizar y dar más calidad a muchas tareas rutinarias, como en el procesamiento de la documentación y gestión de trámites administrativos.
- Chatbots para automatizar respuestas a las consultas ciudadanas.
- Análisis de grandes volúmenes de datos (big data) con unas potencia y facilidad nunca vistas hasta ahora que las hace accesible a trabajadores sin formación especializada para obtener ayudar a la toma de decisiones y las políticas de gestión de recursos humanos.
- Análisis Predictivo para predecir tendencias de todo tipo, como bajas laborales o períodos de alta demanda de trabajo y facilitar una mejor planificación de los recursos humanos y las tareas en la función pública.
- Gestión del Cambio: La IA puede ayudar a las organizaciones públicas a adaptarse a nuevas formas de trabajo y a evolucionar hacia una Administración Pública 4.0.
Soporte para la Toma de Decisiones: La IA puede encontrar patrones y ofrecer recomendaciones que ayuden en la toma de decisiones en el sector público, basadas en datos que puedan ser contratados y que garanticen que no se trata de decisiones discrecionales.
¿Cuáles son algunos ejemplos concretos de cómo la IA ha mejorado o transformado los procesos de RRHH en la función pública?
Conocemos pocos ejemplos con nombres y apellidos, pues la implementación de la IA en la función pública es muy reciente y la administración es una máquina en la que los cambios se producen con lentitud. No obstante, sé que el Ayuntamiento de Mérida implementó con éxito un chatbot basado en IA que ofrece información sobre los servicios del consistorio a los ciudadanos a través de whatsapp. Otras instituciones, ahora en el campo de los RRHH, han encontrado en diferentes aplicaciones de IA un excelente aliado para recopilar y analizar los datos de personas inscritas en procesos de oposición.
¿Cuáles consideras que son los principales beneficios de utilizar la IA en RRHH dentro del contexto de la función pública?
Para mí el mayor beneficio sería mejorar el resultado determinados aspectos del trabajo que realizan los funcionarios. Pero esto no es fácil, debido a muchos factores. Entre otros el hecho de que tomar decisiones que impliquen cambios en formas de proceder, y en poco tiempo, resulta difícil.
Desde qué tono y palabras usar al escribir un texto, o qué preguntas incluir en un examen del tipo que sea, a la comparación de condiciones y precios de proveedores y otros procesos que llevan mucho tiempo realizándose de la misma manera y que están muy regulados.
Realizar mejoras en estas y otras tareas requiere un tiempo del que, a menudo no se dispone. Pero la IA puede hacer estas y otras funciones muy fácil y rápidamente si sabemos darle la orden adecuada y usar el software correcto.
Los ciudadanos podremos recibir mejor servicio, información más clara, más actualizada gracias a un buen uso de la IA.
El uso ético de la IA
¿Cómo se abordan las preocupaciones éticas relacionadas con el uso de la IA en la toma de decisiones de RRHH en la función pública?
Algunos de los aspectos de la IA que preocupan a responsables de su implementación en la Admón. Pública y que me parece relevante mencionar son:
- La transparencia en la toma de decisiones relacionadas con el empleo y la gestión del personal.
- Que la IA que se utilice para la selección y contratación de personas, pueda tener sesgos y favorecer indirectamente a ciertos grupos de personas pues podría basarse en patrones pasados.
- Preocupación respecto a la privacidad y la seguridad de los datos personales de los empleados, que maneja la IA.
- La automatización y la IA pueden alterar la naturaleza de algunos puestos de trabajo, lo que seguramente lleve a redefinición de puestos, en algunos casos desaparición de los mismos, o a la necesidad de reentrenar a los empleados para nuevos roles.
Un problema real, no subjetivo, es que existe un vacío legal que hace muy difícil abordar esto y otros posibles casos en que la ética choca con el uso de la IA.
Recientemente, y tras un duro trabajo por parte de las instituciones, la UE ha aprobado la primera ley en el mundo que regula el uso de la IA, que resulta vinculante para los 27 miembros de la UE, y que otros países están estudiando para usarla como modelo. Pero es demasiado reciente, aún debemos esperar un poco para sacar conclusiones al respecto.
¿Qué medidas se debería tomar para garantizar la transparencia y la equidad en los procesos de selección y evaluación que involucran IA?
En mi opinión deberían establecerse criterios claros que guíen a las personas responsables de usar la IA acerca de cómo tomar las decisiones en el uso de esta. La transparencia y la equidad no dependen tanto de la IA en sí misma como de las personas que usan esta herramienta.
No podemos culpar de la falta de transparencia acerca de cómo se toman las decisiones a la IA en sí, esta no deja de ser un instrumento que usan las personas para llevar a cabo una tarea, más bien había que educar a la gente que hace estas tareas para que use éticamente una herramienta que podría permitir de igual manera abusos o grandes avances.
IA para la Gestión de los Recursos Humanos en la Administración
¿Cómo crees que evolucionará el papel de la IA en el departamento de RRHH de la función pública en los próximos años?
Predecir el futuro en un área concreta es arriesgado, debido a la velocidad y lo inesperado de la dirección de los movimientos que se están produciendo en un campo en el que todo está cambiando y evolucionando a una velocidad impactante. Pero podemos hacer algunas previsiones que considero aceptablemente razonables:
- Se continuará incrementado el uso de la IA para automatizar tareas rutinarias, de forma que las personas tendrán que centrarse en tareas más estratégicas y de más valor, ejemplos podrían ser: gestión de nóminas, compras y beneficios, así como respuestas a consultas comunes mediante chatbots
- Entiendo que en no mucho tiempo los departamentos de RRHH utilizarán la IA cotidianamente para la toma de decisiones, como la programación de necesidades de personal, elaboración de programas de formación, elaboración de pruebas de selección y acceso, comunicaciones internas y externas, o seguimiento del trabajo y portal de los empleados.
- La misma IA sugerirá planes de formación y diferentes actuaciones en la mejora de procesos y al mismo tiempo elaborará los materiales, e información necesaria para llevar a cabo estas propuestas.
Una enorme parte de los trabajadores públicos deberán afrontar procesos de actualización. El uso de esta tecnología que es cualitativamente muy diferente de las herramientas que han usado hasta ahora va a requerir de un aprendizaje estratégico, además de procedimental.
Personas siempre al mando de la IA
Creo que la IA será percibida cada vez más como una herramienta de colaboración y no como una amenaza.
Creo que las decisiones estratégicas seguirán siendo tomadas por humanos, sobre todo las que impliquen asunción de responsabilidades graves en caso de error, pero que estarán muy apoyadas en datos proporcionadas por la IA
