Software para Ayuntamientos, cuales son las posibilidades y como elegir la mejor alternativa

Software para ayuntamientos, pilar de la digitalización para el sector público

Hace años las Administraciones Públicas tenían que utilizar software diseñado para empresas privadas o se veían obligadas a desarrollar sus propios programas porque no encontraban nada que cumpliera los esquemas y normativas de la gestión pública.

Por suerte, ya no es así. A medida que la transformación digital ha ido llegando a más entidades públicas, la oferta de software específicamente diseñado para ayuntamientos ha experimentado un crecimiento significativo.

En este post repasamos los principales ámbitos de actuación tecnológico del software para Ayuntamientos y entidades públicas locales. Pero también los factores clave en los que, si trabajas en una entidad pública, debes tener en cuenta para elegir un software que impulse un mejor servicio público y una transformación eficaz.

Características clave a considerar en el software para tu ayuntamiento

Al elegir un software para tu ayuntamiento es importante considerar ciertas características clave para que la elección sea adecuada y consistente con el marco de acción pública.

Software específico para la gestión pública

Posiblemente el aspecto más crucial. El software debe satisfacer las necesidades y procesos específicos de un ayuntamiento desde el inicio. De hecho, el uso de un software no creado para la función pública podría resultar incluso en situaciones ilegales.

El software debe priorizar la seguridad

La administración pública es un objetivo cada vez más prioritario para hackers y ataques digitales. El software y sobretodo su despliegue debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger los datos sensibles del ayuntamiento y de los ciudadanos.

Debe poder integrarse con otros programas

En línea con la normativa de interoperabilidad, el software debe poder integrarse con otros sistemas utilizados por el ayuntamiento. Es responsabilidad tanto del ayuntamiento como de los proveedores, impulsar esta integración por y para el beneficio del servicio público.

Debe contar con un soporte técnico especializado

Es recomendable elegir un proveedor de software capaz de ofrecer un buen soporte técnico ofrecido por personas especializadas en la gestión pública.

Debe ser relativamente fácil de utilizar

El software debe ser intuitivo y fácil de usar para que pueda ser adoptado por los usuarios del ayuntamiento con relativa facilidad. Evitando grandes inversiones en formación y facilitando el trabajo a los equipos.

Debe poder desplegarse en la nube

Para dar respuesta a las condiciones anteriores es casi imprescindible un despliegue en la nube. Elementos de seguridad, interoperabilidad o soporte, actualmente requieren de un despliegue en la nube para poder alcanzar las expectativas y necesidades actuales.

La nube es para la cuarta revolución industrial lo que la máquina de vapor fue para la primera. 

Ejemplos de software que todo ayuntamiento debe contar para una gestión digital

Evidentemente no es lo mismo un software de contabilidad que otro de recursos humanos. El software, cada día más, debe específico y estar especializado en las funciones de un departamento. Pero, permitiendo la integración y el intercambio de datos con otros. Estos son algunos ejemplos que cualquier ayuntamiento moderno debería contar para ofrecer una experiencia digital tanto a empleados como ciudadanos.

Plataformas de registro de entrada y sede electrónica

Las plataformas de registro de entrada y sede electrónica permiten a los ciudadanos realizar trámites y gestiones de forma digital, sin necesidad de acudir presencialmente y permitiendo el cumplimiento de las normativas de administración electrónica.

Entre las funcionalidades más comunes de estas plataformas se encuentran:

• Registro de entrada de documentos
• Consulta de expedientes
• Pago de tasas e impuestos: 

Estas plataformas no solo benefician a los ciudadanos, sino también al ayuntamiento, ya que agilizan los trámites y reducen la carga de trabajo administrativo.

Software de contabilidad y gestión financiera

La gestión económica de una entidad pública ha incrementado su complejidad, lo que ha impulsado este tipo de software como otro elemento fundamental de la gestión de un ayuntamiento. 

Algunas de las funcionalidades clave deben ser

• Registro automatizado de transacciones: El software debe permitir el registro automatizado de ingresos y gastos, evitando la introducción manual de datos.
• Generación de informes contables: Debe ser capaz de generar informes financieros y contables de manera rápida y precisa.
• Control de presupuesto: Permite llevar un seguimiento del presupuesto asignado a cada área o proyecto.
• Contabilidad analítica que permita visualizar la distribución de costes y comparar el presupuesto con la ejecución real.
• Integración con sistemas de gestión financiera: Es importante que el software pueda integrarse con otros sistemas utilizados por el ayuntamiento, como sistemas de recaudación de impuestos.

Un buen software de contabilidad para ayuntamientos facilita la gestión financiera y contribuye a una mayor transparencia en el uso de los recursos públicos.

Software de Recursos Humanos y gestión de personal

La función de personal y recursos humanos es mucho más que una gestión de nómina. Este software es esencial para optimizar la gestión del talento en un ayuntamiento. Permite llevar un control eficiente de los empleados, sueldos, horarios y todos los aspectos relacionados con la gestión de personas.

La gestión de personas afecta directamente a todas las áreas de un ayuntamiento. De ahí que su digitalización sea una prioridad.

Algunas de las funcionalidades que se pueden digitalizar con un software de recursos humanos para ayuntamientos son:

• Gestión de nóminas: Pudiendo calcular y gestionar de forma automática las nóminas de los empleados teniendo en cuenta las importantísimas diferencias del sector público respecto al ámbito privado.
• Diseño y gestión de la RPT como parte estratégica de la gestión.
• Control de la formación.
• Control presupuestario de personal (Capítulo I). Se trata de el presupuesto de mayor volumen económico en un ayuntamiento y requiere de una gestión precisa y exacta.
• Control de permisos, vacaciones y horarios: Facilita el control de los horarios de los empleados, permitiendo la gestión de turnos y vacaciones.
• Portal del empleado: Proporciona a los empleados un espacio en el que pueden acceder a su información personal, solicitar vacaciones y realizar otras gestiones relacionadas con su empleo.

Un buen software de recursos humanos debe contribuir a una mejor eficiencia de todas las personas de la organización y por tanto tiene un impacto grandísimo en el funcionamiento del Ayuntamiento.  a una mayor eficiencia en la gestión del talento y al bienestar de los empleados del ayuntamiento.

Gestión tributaria

El software de Gestión Tributaria y Recaudación desempeña un papel fundamental en la administración fiscal de los ayuntamientos, permitiendo un control eficiente de los ingresos y una gestión efectiva de los impuestos locales. Este tipo de software no solo facilita la recaudación de impuestos, tasas y contribuciones especiales, sino que también garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes.

En España, la gestión tributaria está regulada por diversas leyes y normativas, como la Ley General Tributaria y la normativa autonómica y local que establece los impuestos y tasas municipales. Por lo tanto, es crucial que el software de gestión tributaria se adapte a estos requisitos legales y proporcione herramientas para la emisión de liquidaciones, la gestión de embargos, la realización de inspecciones fiscales y la elaboración de informes para las autoridades fiscales competentes.

Además, este software debe integrarse en tiempo real con el control económico y financiero del ayuntamiento, proporcionando información precisa y actualizada sobre la situación fiscal y financiera del municipio.

Gestión patrimonial

Software para la gestión del padrón municipal de habitantes

El padrón municipal de habitantes es un registro administrativo que contiene información sobre la población empadronada en un municipio. Este registro es de vital importancia para la planificación y la gestión de los servicios públicos locales, así como para la asignación de recursos y la toma de decisiones políticas y económicas.

El software para la gestión del padrón municipal de habitantes proporciona herramientas para la actualización, consulta y análisis de los datos de población, así como para la emisión de certificados de empadronamiento y la tramitación de cambios de domicilio.

En España, la gestión del padrón municipal está regulada por la Ley del Registro de la Población y el Real Decreto que la desarrolla, que establecen los procedimientos y requisitos para la inscripción y actualización de datos en el padrón. Además, el software debe cumplir con los estándares de seguridad y protección de datos establecidos por la legislación española y europea, garantizando así la confidencialidad y la integridad de la información personal de los ciudadanos.

Gestión documental de expedientes y firma electrónica

Contratación y licitación

La gestión de contratos y licitaciones es esencial para cualquier entidad, ya que garantiza un proceso transparente y conforme a la normativa tanto española como europea.

La licitación electrónica, en particular, ofrece ventajas significativas al permitir una mayor eficiencia y transparencia en la selección de proveedores. Desde la fiscalización y aprobación del expediente hasta la adjudicación, formalización del contrato, ejecución y facturación, cada etapa debe cumplir con los requisitos legales para garantizar la legalidad y equidad en el proceso de contratación.

Es crucial gestionar todas las incidencias que puedan surgir durante el proceso para asegurar el cumplimiento de las normativas vigentes y promover una gestión eficiente y transparente de los recursos, ya sean públicos o privados.

En este sentido, un software especializado puede facilitar enormemente la gestión de contratos y licitaciones al agilizar los procesos, reducir errores y proporcionar un seguimiento completo de todas las etapas del proceso.

Como adoptar de forma exitosa un nuevo software para tu ayuntamiento

La clave para lograr una implementación exitosa de un nuevo software en tu ayuntamiento va más allá de la simple tecnología: se trata de gestionar el cambio y garantizar la adopción por parte de los usuarios.

• Planificación: Además de definir objetivos y establecer un cronograma, es crucial incluir un plan detallado de gestión del cambio. Implementar un nuevo software puede ser un cambio importante y a veces incluso traumático para los usuarios. Por eso, nuestro equipo se compromete a proporcionar un acompañamiento integral, asegurando que la transición sea lo más suave posible.

• Formación: La capacitación de los empleados es fundamental, pero también lo es el acompañamiento emocional y práctico durante este proceso. Además de brindar formación técnica, también se debe dar apoyo adicional para ayudar a los usuarios a adaptarse al cambio.

• Comunicación: Mantener una comunicación abierta y transparente es esencial para gestionar el cambio de manera efectiva. Manteniendo un diálogo constante con todos los miembros del ayuntamiento, brindando soporte y resolviendo dudas en cada etapa del proceso.

• Evaluación continua: Una vez implementado el software, se debe evaluar el progreso y realizar ajustes según sea necesario. Esto permite garantizar que el software termine cumpliendo las expectativas del ayuntamiento, y que los usuarios se sientan respaldados en todo momento.

Un enfoque integral en la adopción y gestión del cambio ayuda a implementación exitosa,

Si quieres conocer como trabajamos en Savia al implementar nuestro software de recursos humanos, aquí tienes más información.

Trabajar con el proveedor adecuado

La mayoría de este software se adquieren a través de licitaciones públicas. Por lo tanto, es recomendable contactar con los diferentes proveedores o abrir una consulta de mercado previamente a la redacción de los pliegos . Esto permitirá entender el enfoque y alcance adecuado y realista del software y del proyecto de transformación digital.

Es importante trabajar con especialistas en el sector público que comprenda a fondo las necesidades y los desafíos específicos de las administraciones locales. El proveedor seleccionado debe estar familiarizado con el marco legal que regula la gestión pública y contar con un equipo experimentado en el ámbito público.